Trong một số trường hợp nhất định, doanh nghiệp, công ty muốn thay đổi nhân sự đối với vị trí kế toán trưởng, lúc này phải tiến hành ra quyết định bãi nhiệm kế toán trưởng. Thế nhưng quyết định như thế nào, mẫu văn bản ra sao để vừa hợp tình hợp lý vừa tránh gây xung đột về sau thì không phải doanh nghiệp nào cũng làm được.
Kế toán trưởng là chức vụ như thế nào?
Kế toán trưởng là tên chức danh của người chịu trách nhiệm quản lý bộ phận kế toán của cơ quan, doanh nghiệp, công ty… và thường chỉ dưới quyền giám đốc tài chính hoặc giám đốc công ty.
Quốc hội Việt Nam đã ban hành riêng một bộ luật cho bộ phận này là Luật kế toán vào năm 2003. Trong đó đề cập đến những yêu cầu cơ bản với kế toán trưởng như:
- Trình độ: phải có trình độ đại học, nghiệp vụ kế toán và ít nhất 2 năm kinh nghiệm hoặc 3 năm kinh nghiệm với trình độ cao đẳng, đã có chứng chỉ bồi dưỡng kế toán trưởng
- Phụ trách: các nhân viên làm kế toán tài chính, quản trị, tổng hợp, chi tiết
- Có thể phân công kế toán trưởng nội bộ hoặc thuê ngoài
- Trách nhiệm:
- Thực hiện quy định của pháp luật trên lĩnh vực tài chính và kế toán
- Lãnh đạo bộ phận kế toán làm đúng luật
- Xây dựng báo cáo tài chính của đơn vị
- Quyền hạn:
- Có ý kiến bằng văn bản về các hoạt động thuyên chuyển, tăng giảm lương, khen thưởng – kỷ luật các vị trí kế toán, thủ kho, thủ quỹ
- Yêu cầu các bộ phận cung cấp tài liệu liên quan đến thu chi và tài chính trong đơn vị
- Báo cáo lên cấp trên các hành vi vi phạm pháp luật thuộc lĩnh vực kế toán
- Công việc cụ thể:
- Thực hiện kế toán doanh nghiệp, kiểm soát việc sử dụng thu chi và nhân lực trong tổ chức
- Thực hiện đúng nghiệp vụ và hợp pháp căn cứ trên đặc thù đơn vị, đảm bảo đúng lộ trình và tiến độ
- Đưa ra kế hoạch dành cho hoạt động buôn bán của doanh nghiệp, chịu trách nhiệm giám sát và tổng kết nguồn tài chính
- Kiểm kê tài sản và dòng tiền
- Lập và kiểm soát các loại sổ sách, giấy tờ, hóa đơn… thể hiện thu chi, xuất nhập… trong các hoạt động của cơ quan
- Giao dịch với ngân hàng trong các khoản vay tín dụng
- Các công việc khác tùy theo phân công của lãnh đạo
Các trường hợp cần quyết định bãi nhiệm kế toán trưởng
Trong những tình huống sau thì bắt buộc doanh nghiệp phải ra quyết định bãi nhiệm kế toán trưởng:
- Doanh nghiệp muốn chuyển đổi từ bộ phận kế toán nội bộ sang thuê bên thứ ba để làm báo cáo tài chính, kế toán lương, kế toán tổng hợp… cho mình
- Doanh nghiệp tiến hành tinh gọn bộ máy, bỏ bớt các chức danh không cần thiết
- Người kế toán trưởng cũ không đủ năng lực để làm việc
- Muốn thay người khác vào vị trí kế toán trưởng
Chỉ cần xuất hiện một trong các trường hợp kể trên thì đều phải cho kế toán trưởng nghỉ việc trước khi bổ nhiệm người mới hoặc bãi bỏ vị trí. Bên cạnh đó, nếu công ty đã đăng ký chức danh kế toán trưởng lên cơ quan thuế hoặc sở kế hoạch đầu tư thì phải đổi thông tin sang người mới, gạch bỏ tên người cũ. Đồng thời cũng thông báo với bên ngân hàng về kế toán trưởng mới.
Các bước tiến hành lập và ban hành quyết định bãi nhiệm kế toán trưởng hợp lý nhất
Bước 1: Thông báo cho các bên liên quan
Đưa thông báo trực tiếp hoặc bằng văn bản đến các vị trí có liên quan như:
- Người kế toán trưởng đang làm
- Người được sắp xếp thay thế
- Ngoài ra nếu công ty theo hình thức cổ phần thì các cổ đông cũng phải được biết.
Bước 2: Giải đáp các thắc mắc, thương thảo
Nếu người kế toán trưởng bị bãi nhiệm không có thắc mắc gì với quyết định này thì tiến hành thanh lý hợp đồng và tổ chức đền bù hợp đồng lao động (nếu có). Tiếp tục các bước tiếp theo.
Còn nếu người kế toán trưởng không đồng ý hoặc có thắc mắc với vấn đề cho thôi việc này thì lãnh đạo nên có một buổi nói chuyện tình cảm, làm rõ lý do không tiếp tục cho người đó phụ trách vị trí, cũng như bố trí vị trí việc làm khác phù hợp hơn. Cách xử lý thấu tình đạt lý của lãnh đạo trong trường hợp này sẽ giúp không gây mâu thuẫn nội bộ, cũng như không ảnh hưởng đến năng suất làm việc của tất cả nhân viên.
Ngoài ra thì những ý kiến khác của mọi thành viên đều phải được lắng nghe và nếu được nên công khai giải đáp, tránh việc tin đồn thất thiệt lan truyền tại nơi làm việc.
Bước 3: Tiến hành bàn giao công việc
Trong khoảng thời gian định trước, kế toán trưởng cũ làm việc cùng kế toán trưởng mới để hoàn thành thủ tục bàn giao những loại văn bản, sổ sách, hóa đơn, chứng từ, tư liệu… liên quan đến hoạt động kế toán và tài chính của doanh nghiệp trong thời gian còn đương chức.
Kế toán trưởng trước vẫn phải đồng thời chịu trách nhiệm làm việc cùng người mới cho đến khi hết thời gian bàn giao công việc hoặc đến lúc kế toán trưởng mới làm việc độc lập được.
Bước 4: Quyết định cuối cùng
Tham khảo mẫu quyết định bãi nhiệm kế toán trưởng như sau:
https://timviec365.vn/pictures/images/quyet-dinh-bai-nhiem-ke-toan-truong-la-gi.jpg
Như vậy quyết định này phải được lập theo đúng mẫu và có sự phê duyệt của tổng giám đốc hoặc chủ tịch HĐQT.
Ngoài ra có thể tham khảo thêm Quyết định bổ nhiệm kế toán trưởng mới sau đây:
Tóm lại, vị trí kế toán trưởng của một đơn vị là một vị trí có quyền lực khá lớn và người đảm nhận nó cũng phải có năng lực tương xứng. Vì thế, việc tiến hành quyết định bãi nhiệm kế toán trưởng phải làm từng bước, nhịp nhàng, tuần tự, sao cho không gây ra xáo trộn tại nơi làm việc. Đó là điểm mấu chốt mà lãnh đạo nào cũng nên nắm rõ và hiểu cơ bản.
